Đây là buổi họp định kì hàng tháng sớm hơn dự định, do DRD mời được người tập huấn Kỹ năng Tổ chức sự kiện. Do tính quan trọng đó mà buổi họp có đông đủ các bạn tham dư là SVHB : Tài, Tuyền, Cảnh , Nhung , Ngọc, Đen, Thy, Anh Thi, Hảo , Loan, Linh, Lãm, Dũng, Rát, bạn bè của sinh viên , bạn của Đen : Phượng, Hạnh (ĐH Nông Lâm), Hiền, Thơm(ĐH NV), Bạn của Linh :Sơn, Phong (KHTN) , Bạn của Rát : Thu Hà , Oanh, Diễm..
Tập huấn viên là chị Vũ Thị Anh Minh, Chuyên viên Maketing Công ty ximăng Holcim, chị có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện cho nhiều công ty khác nhau. Chị rất bận với công việc, nhưng vẫn dành thời gian để đến truyền đạt cho nhóm SVHB những kinh nghiệm thực tế của mình.
Sau phần giao lưu giới thiệu, 24 bạn tách ra làm 4 nhóm để tiến hành thảo luận về “ Kỹ năng Tổ Chức Sự Kiện”
Đầu tiên chị Minh, đặt ra câu hỏi chung cho 4 nhóm : “Thế nào được gọi là sự kiện?” . Có rất nhiều ý kiến được nêu ra , tóm tắt như sau : Sự kiên là một chuỗi các hoạt động, có mục đích, quy mô, được sắp xếp theo thứ tự thời gian….”.Nhưng chị Minh kết luận về sự kiện rất đơn giản : “Sự kiện là một hoạt động tụ tập được mọi người từ 2 trở lên, nhằm một mục đích cụ thể trong một thời gian nhất định”
Câu hỏi thứ hai đặt ra “có bao nhiêu loại sự kiện ?”. Thảo luận nhóm kết luận : có rất nhiều loại sự kiện, tất cả các sự kiện ra đời dựa trên các mục đích :
Xã hội, Kinh tế, Chính trị , Giáo dục, Văn hóa , Thể dục thể thao, Vui chơi giải trí…Và nó được thể hiện dưới nhiều hình thức :
+Hợp tác đối tác.
+Quản lí dự án, khoa học công nghệ.
+Chiến lược kinh doanh.
+Quảng bá sản phẩm
è Hội thảo.
+Chương trình liveshow, giới thiệu , kỉ niệm, tổng kết chuyên đề hay sự kiện.
+Văn nghệ giải trí.
+Du lịch dã ngoại.
+Rất nhiều hình thức khác nữa gọi chung là : others
Vì đây là một kỹ năng có tính chất bao quát rất rộng, với rất nhiều chủ đề khác nhau liên quan, nên trong thời gian giới hạn chị Minh tâp trung chia sẻ kinh nghiệm về vấn đề tổ chức sự kiện ở hình thức hội thảo ở công ty, xí nghiệp , tổ chức .nhằm mục đích kinh tế.
Bằng những ví dụ về các buổi hội thảo lấy từ thực tế làm việc tại công ty Holcim, chị Minh phân tích muốn tổ chức hội thảo phải biết được mục đích của hội thảo là gì, các tác nhân lên quan: Đối tác, nhân viên, người cung cấp…tùy theo tính chất mà tác nhân sẽ khác nhau. Và các bước để tổ chức sự kiện hội thảo được chia làm 5 bước như sau :
+ b1 : Định nghĩa.
+ b2 : Lập kế hoạch.
+ b3 : Thực hiện.
+ b4 : Kết thúc .
+ b5 : Đánh giá chuyển giao..
♦ Phân tích b1 : Định nghĩa, trong bước 1 này ta cần phải tập trung phân tích các vấn đề :
+ Mục đích?
+ Ai là người liên quan?
+ Cần bao nhiêu tiền ?
+ Tài chính hiện có.
+ Khó khăn, thuận lợi.
+ Tính khả thi, khả dụng.
♦ Phân tích b2 : Lập kế hoạch.
+ Thiết lập đội dự án.
+ Phác thảo kế hoạch.
+ sắp xếp tiến độ công việc.
+ Cách thức , phương tiện truyền thông.
♦ Phân tích b3 : Thực hiện .
+ Tiến hành thực hiện kế hoạch.
+ Giám sát, kiểm tra chặt chẽ.
+ Báo cáo, khắc phục vấn đề phát sinh .
♦ Phân tích b4 : Kết thúc.
+ Kiểm tra bao quát tất cả vấn đề.
+ Hoàn thiện tất cả công việc ở mức tương đối.nhất.
+ Ghi nhận những thay đổi, phát sinh mới.
♦ Phân tích b4 : Đánh giá chuyển giao..
+ Rà soát lại tất cả các công việc: từ phác họa sơ đồ, kế hoạch, mốc thời gian, tiến độ công việc, bô trí nhân sự….tất cả phải thống nhất. một cách cụ thể, rõ ràng. Làm sao để tất cả mọi người đều hiểu rõ, để cùng nhau thực hiện công việc một cách nhanh chóng hiệu quả đúng như mục tiêu đã đề ra.
Với 5 bước trên cho thấy rằng cách làm việc theo nhóm là rất quan trọng và cần thiết, và việc tổ chức thành công một chương trình phải tập họp được nguồn lực, trí tuệ , sự sáng tạo của tất cả mọi người, và vấn đề quản lí nguồn nhân lực lại rất quan trọng, làm sau gắn kết mọi người với nhau, giao đúng người đúng việc… Vì thời gian có hạn , chị Minh chỉ nói sơ lược
.Cuối buổi hội thảo, chị Minh cho một đề tài làm “Chương trình giới thiệu và phát học bổng NBĐH của DRD”, phân ra 4 nhóm công việc , để các bạn nêu ra phương hướng giải quyết :
+ Nhóm 1 : Thủ tục xin giấy phép tổ chức chương trình, tìm nguồn kinh phí.
+ Nhóm 2 : Lập kế hoạch chương trình, thiết kế design.
+ Nhóm 3: Kiểm tra hệ thống: điện, âm thanh, hình ảnh, sân khấu , nhà vs
+ Nhóm 3 : Tổ chức sản xuất, báo cáo.
Tất cả các ý tưởng của 4 nhóm đều được ghi vào giấy, dán lên để mọi người cùng phân tích .
Nhìn chung Chị Minh đánh giá tất cả các bạn đều có ý tưởng đúng, nhưng cách sắp xếp thực hiện công việc chưa có tính thứ tự và khoa học, không ấn định thời gian cụ thể cách khắc phục chưa hợp lí và thuyết phục. Nói chung chưa có cái nhìn tổng quát về tất cả các sự việc: về mức độ an toàn cho mọi người , kế hoạch thu chi tài chính hợp lí và hiệu quả, công tác hậu cần, nhà vệ sinh, không dự đoán các vấn đề có thể phát sinh như rủi ro, kèm theo cách khắc phục những vấn đề tưởng chừng rất nhỏ nhặt như chuẩn bị kim bấm gíấy , dụng cụ y tế …..
Tóm lại trong thời gian ngắn Chị Minh chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, nhưng để có kỹ năng tổ chức chương trình thành công , cần rất nhiều kỹ năng quan trọng khác nữa : thiết kế thư mời, thư ngỏ, cách truyền thông, quản lí thời gian, công việc và con người…….Do đó trong thời gian tới nếu có dịp chị Minh sẽ tấp huấn thêm cho nhóm những kỹ năng trên.
Quá nhiều kinh nghiệm được nói trong thời gian ngắn, nên quá tải thông tin cho các bạn sinh viên, gây ra tình trạng xao lãng không tập trung, đây là một chủ đề rất hay và hữu ích cấn phải có nhiều thời gian để truyền tải hết. Do vậy các bạn sinh viên ai có nhu cầu tìm hiểu và quan tâm xin lên hệ chị :vuthianhminh@hotmail.com để biết thêm.
Chân thành cảm ơn DRD, chỉ Vũ Thị Anh Minh đã dành thời gian và điều kiện sinh hoạt tốt nhất để nhóm SVHBĐH biết thêm kề Kỹ năng Tổ chức sự kiện, tuy không nhiều, nhưng phần nào cũng bổ sung những thiếu sót của nhóm trong thời gian qua. Một lần nữa xin cảm ơn rất nhiều !
SVHBNBĐH : NGUYỄN THỊ THANH TUYỀN